I prosjektfasen kjører vi manuelle fulle importer av hver dataflyt så lenge vi tester data.
Når dere har godkjent dataflyten vil vi sette på automatiske importer. Fra nå av legges det opp til endringsbaserte importer. Dette betyr at det kun er endringer fra forrige import som kommer med.
I Startpakken har vi lagt opp til at alle automatiske importer går en gang i døgnet, dvs. hver natt. Det betyr at data dere endrer i ERP, eller bilder dere laster opp på ftp-området, i dag, vil være oppdatert i nettbutikken i morgen tidlig.
Når det gjelder ordreeksport så går det automatiske jobber i nettbutikken hver 10 minutt. Når nettbutikken har sendt ordren videre i verdikjeden får den arbeidsflyt “Sendt til ERP”. Det betyr ikke nødvendigvis at den er i deres ERP system foreløpig, da neste steg i verdikjeden er Gurusofts integrasjonsserver.
Der sjekkes og videresendes ordren iht. avtalte integrasjonsregler. Også her går det jobber hvert 10 minutt for videresending til ERP systemet.
Det betyr at det maksimalt tar 20 minutter, men i gjennomsnitt 10 minutter fra en ordre er lagt til dere skal finne den i deres ERP system. Hva som skjer videre med ordre når de er overført til ERP systemet deres, styres i deres ERP system, og ikke av nettbutikken.
Dere mottar en kopi av ordrebekreftelsen som sendes til kunder, og vi anbefaler at dere kvalitetssikrer at alle ordre som er lagt overføres til ERP systemet.
Nytt pr mars 2020:
For dere som er på nyeste versjon av Gurusoft Ecommerce, og har en relativt ny integrasjonsserver (Gurusoft Integration) kan vi sette opp muligheten for at dere kan gjennomføre enkeltimporter av produkter og kunder i Admin.
Enkeltimport av produkter er et valg som umiddelbart lar deg hente stamdata på et produkt over fra ERP til nettbutikken. Dette er nyttig når du vil raskt i gang med berikelse av produktet i nettbutikken. Men merk at denne rutinen henter ikke over pris og lagerbeholding på produktet. Du kan klargjøre produktet ellers, f.eks. ved å sette standard pris i nettbutikken, og du kan også åpne for salg, men prisene fra ERP og lagerbeholdning fra ERP vil ikke komme over til nettbutikken før neste hovedimport.
Dere vil også mulighet til å importere en enkeltkunde når den er opprettet i ERP-systemet deres. Dette innebærer at kunden kommer over i nettbutikken og kan begynne å handle (forutsatt at også bruker opprettes), men det kan tenkes at kundens priser først kommer ved neste naturlige prisimport.
Grunnen til at det er slik at at vi har spesialiserte importer for hver flyt, som produkter, kunder, priser og lagerbeholdning. Disse jobber selvstendig og kjøres individuelt, og det er for å sikre at vi klarer å kjøre dette med god nok ytelse.
Dette er et oppsett for å gjøre deler av din hverdag enklere. All vår fokus vedrørende integrasjoner framover er på å skape nye integrasjoner som vil la både produkter, kunder, priser og lagerbeholdning være mye raskere oppdatert mellom systemene enn situasjonen er i dag.
PS! Dere som har denne muligheten vil finne valgene i Admin under System og Systemjobber.
Informasjon vedr. hyppigere lageroppdatering
Vi får jevnlig tilbakemeldinger om at det ønskes hyppigere lageroppdatering, noe vi har full forståelse for. Her har man i hovedsak to veier å gå:
- Sette importen til å gå oftere.
- Hente lagerbeholdning i sanntid.
Alternativ 1 er egentlig ingen løsning å vurdere, da det (i de aller fleste situasjoner) handler om en produktimport som inkluderer lagerbeholdning istedenfor bare lagerbeholdningen, altså man må hente all produktinformasjon i tillegg til lagerinformasjonen. Dette fører med seg så mye data at importene tar veldig lang tid og/eller belaster ERP-systemer og integrasjonsserverene i stor grad, og vedlikeholdskostnaden blir høye.
Det er derfor alternativ 2 som er veien og gå. Dette er den beste arkitekturen for slike behov. Vi har satt opp enkelte kundespesifikke løsninger basert på denne arkitekturen, med varierende resultat. Dette har fungert godt for en del kunder, men det har gjerne vært de forretningsbehovene med de enkleste kravene til løsningen. Vi har likevel gjort oss erfaringer som tilsier at det er veldig mye å tenke på for å sikre en robust løsning med riktig og oppdatert lagerstatusen til enhver tid. Kunder har ulike behov og det kan være mye logikk som knyttes til beholdning. Dette gjelder både beregning av beholdning og logikk knyttet til antall.
På bakgrunn av dette har vi besluttet at vi må ta en grundig analyse av hva en mer standardisert løsning skal være for å kunne tilby den beste og mest riktige løsningen for våre kunder. Dette vil, som dere da sikkert forstår, ta litt tid før vi har klart og vi setter derfor pris på tålmodigheten dere viser oss.
Er beholdning forretningskritisk for dere og dere ikke kan vente med å få presentert hyppigere lagerbeholdning så har vi ryddet opp i de største fallgruvene fra tidligere løsninger og kan tilby et sanntids lageroppslag som en kundetilpasning imens vi venter på mer standardisert løsning. Dette vil måtte tilpasses og testes for hver enkelt kunde, da det kan være stor variasjon i opplevelse og behov. Har dere dette behovet så kontakt deres konsulent eller Kundeservice, så vil vi diskutere hvilken løsning vi kan tilby som dekker deres behov best.