Unngå uriktige priser i nettbutikken - ikke slett priser i ERP

21. februar 2022 av Linda Fermann

Dette er et prinsipp som gjelder for alle data som er overført til nettbutikken, men vi skal se spesielt på priser i denne artikkelen.

Dataflyt mellom systemer kan være komplisert, og det er ikke alltid like lett å skjønne hvorfor en sletting i et system ikke forårsaker en (automatisk) sletting i et annet system. Men vi skal på beste måte forsøke å forklare, forenkle og eksemplifisere hvorfor priser ikke må slettes i deres ERP.

Vi gjør oppmerksom på at det kan være integrasjoner som er satt opp slik at det ikke gjelder deres løsning, men i all hovedsak gjelder dette de fleste.

Hvorfor er dette viktig?

Fordi det å slette priser er dyrt. Dere vil selge produkter til feil pris, sannsynligvis en lavere pris og tape penger på det. I tillegg må dere bestille en ryddejobb fra oss. Vi må da rydde opp i deres data, både på integrasjonsserveren og nettbutikkserveren slik at dere blir kvitt de prisene som en gang er slettet i ERP, og dette er en prosedyre som tar noen timer.

Endringsbasert import - begrepsavklaring

Vi kommer til å nevne dette begrepet, og derfor er det verd å dvele litt ved det for å skjønne hva det er, og hvorfor det er slik.

De fleste importer fra ERP til integrasjonsserver og videre til nettbutikken er satt opp til å være endringsbasert. Det betyr at vi bare henter det som er markert i ERP med et tidspunkt som er nyere enn siden forrige import. 

Det har flere fordeler, og en stor fordel er at det er klima- og miljøvennlig. Det brukes ikke ressurser (komponenter/strøm) på å overføre data fra et system til et annet som ikke er endret, det som betyr noe er det som faktisk har endret seg. Det gjør også at tidsforbruket reduseres betraktelig, og det muliggjør fornuftige overføringstider mellom systemene selv med store datasett.

Prinsippet som ligger til grunn er enkelt - det er jo kun endringer som er interessante og vil ha en reel innvirkning. Det å inkludere ting vi allerede vet og har informasjon om ville være å sløse med både tid og ressurser. 

Hva skjer under en endringsbasert import?

Helt enkelt kan vi si at det er dette som skjer under en endringsbasert import:

• Gurusofts integrasjonsserver kontakter deres ERP og spør etter alle de endringer som har vært siden forrige gang vi var i kontakt
• Basert på hva ERP svarer med, så er det det som blir importert til integrasjonsserveren
• Deretter blir dette importert videre fra integrasjonsserver til nettbutikkserver

Hvordan gir dette seg utslag når en pris er slettet?

Det som skjer når en pris/prisrad i ERP blir slettet, er at den rett og slett blir borte. Så når vi kommer og spør ERP om endringer siden sist, så svarer ikke ERP med at "Hei, Gurusoft - denne prisen er slettet". Det er bare helt stille rundt denne prisen da den er borte. Og det at vi ikke hører noe om den, betyr da at det ikke har vært noen endring på den, i likhet med alle andre prisrader (som fortsatt finnes), men ikke har blitt endret på siden forrige import. 

Vi får altså ingen informasjon om at en pris er slettet. Konsekvensen er at prisen forblir liggende slik den var siste gang den opptrådte i importen, både på integrasjonsserveren og nettbutikkserveren i all framtid - helt til dere oppdager at det er et produkt som har feil pris i nettbutikken.

Note:
Selv om det skulle vært fulle importer som var satt opp - så ville ikke det hjulpet det heller. På samme måte som under endringsbasert import, så ville vi ikke hørt noe fra den prisen som var slettet - den er jo borte, og den ville forblitt liggende.

Utfasing er svaret

Så lenge det er systemer som integrerer med deres ERP, så vil sletting skape problemer. Svaret er å sette en sluttdato/til-dato for prisens gyldighet, altså at man utfaser prisen. Det er en endring som da skjer på prisen, og når vi kommer og spør etter endringer så vil denne prisen inkluderes i importen og prisen blir oppdatert og faset ut i nettbutikken. 

Hvis vi oppdager en pris i nettbutikken som er slettet i ERP - kan vi ikke da bare slette den?

Som et strakstiltak så kan dere gjøre det. Men det vil ikke være tilstrekkelig, da det ligger en integrasjonsserver mellom deres ERP og nettbutikken. Prisen vil da fortsatt ligge her, og hvis det av en eller annen grunn kjøres en full prisimport til nettbutikken deres så vil alle prisene som ligger på integrasjonsserveren bli importert. Det vil da overstyre eventuelle manuelle slettinger dere har gjort i nettbutikken. Dette kan for eksempel skje i forbindelse med feilsøking av data eller andre saker. Og da vil denne prisraden komme i spill igjen.

Så har dere slettet pris i ERP, så vil det alltid være nødvendig at dere bestiller en ryddejobb fra oss.

En liten visualisering

Her er det forsøkt visualisert det som skjer når en pris slettes i deres ERP, og hvorfor den forblir liggende på både integrasjonsserver og nettbutikk.