Synkroniseringsflagget er hovedkriteriet for import av informasjon til nettbutikken fra ERP-systemet. Dette betyr at produkter og kunder som ikke har et aktivt flagg ikke vil bli hensyntatt ved import. Disse produktene og kundene vil følgelig aldri bli opprettet eller oppdatert i nettbutikken.
Synkroniseringsflagget kan representeres på ulike måter avhengig av deres ERP-system og arbeidsmåte. Deres integrasjon mellom nettbutikken og ERP-systemet er fleksibel og kan i stor grad tilpasses etter hvordan dere jobber med ERP-systemet. Likevel vil vi tradisjonelt sett, for enkelhets skyld, anbefale dere at synkroniseringsflagget representeres i form av ett individuelt felt som inneholder en såkalt boolsk verdi i den respektive tabellen i ERP-systemet. (En boolsk verdi er et felt som bare kan ha to verdier, som f.eks. sant/usant, ja/nei, 0/1).
Dersom et produkt eller en kunde har blitt opprettet i nettbutikken via integrasjonen og dere senere deaktiverer synkoniseringsflagget, så vil ikke lenger den tilhørende informasjonen oppdateres i nettbutikken selv om den skulle bli endret i ERP-systemet.
Synkroniseringsflagget skal derfor aldri deaktiveres når det først er aktivert. Dette medfører i tilfelle uforutsette konsekvenser for produkt- og kundekatalogens datakvalitet i nettbutikken.
Deaktivering av synkroniseringsflagg og konsekvenser av dette
Av ulike årsaker er det av og til ønskelig å avpublisere et produkt eller sperre en kunde i nettbutikken. Det kan være at dere simpelthen ikke skal føre produktet lenger som en del av deres sortiment, eller at det ikke lenger er å få tak i hos leverandører eller produsenter. Det kan være kunden har avsluttet sitt kundeforhold, eller at dere har avsluttet kundeforholdet.
Uavhengig av årsak til at produktet ikke lenger skal selges, eller at kunden ikke lenger skal handle, så er det ikke å anbefale at dere deaktiverer synkroniseringsflagget. Produktet eller kunden vil da bli utilgjengelig for integrasjonen, og følgelig vil ikke eventuelle endringer i ERP-systemet bli gjenspeilet i nettbutikken.
Eksempel på feil bruk av synkroniseringsflagg: Produktet kan ikke skaffes hos leverandør
Leverandøren går tom for et gitt produkt grunnet utfordringer hos produsenten og dere har ikke flere igjen på deres lager. Produktet vil dermed bli utilgjengelig i en periode og dere velger å avpublisere dette i nettbutikken ved å deaktivere synkroniseringsflagget. Produktet forblir tilgjengelig for salg i nettbutikken da "navlestrengen" er kuttet. Produktet blir heller ikke lenger oppdatert i nettbutikken neste gang det er en endring i ERP-systemet for dette produktet.
Seks måneder senere er produktet igjen å få tak i. Dere får inn en leveranse av produktet og har igjen positiv lagerbeholdning. Dette blir ikke gjenspeilet i nettbutikken ettersom synkroniseringsflagget er deaktivert og det er det desverre ingen som husker på å aktivere dette igjen. Produktet forblir utilgjengelig for salg i nettbutikken og dette blir desverre ikke fanget opp.
Dette kan unngås ved at man unnlater å deaktivere synkroniseringsflagget og heller endrer produktets status i ERP-systemet slik at dette blir gjenspeilet i nettbutikken.