En nettbutikkløsning vil normalt være blant deres aller viktigste systemer, og det påvirker mange interne prosesser og rutiner. Det er derfor viktig at dere dokumenterer disse tingene godt internt.
Dokumentasjon bør ivareta behovet for følgende:
- Sikre at nettbutikkansvarlig har nødvendig informasjon for å ivareta løsningen på best mulig måte.
- Sikre at kolleger har nødvendig informasjon til å sikre at deres arbeid gjøres iht. retningslinjer avtalt for nettbutikken.
- Gjøre det enkelt for andre å bistå og avlaste nettbutikkansvarlig, f.eks. ved ferier og sykdom.
- Eventuelt gjøre det enkelt for andre å kunne overta ansvaret som nettbutikkansvarlig, og sikre en ryddig og god overlevering til dem.
Her er eksempler på informasjon vi vil anbefale å utarbeide:
- Hvordan nettbutikkløsningen passer inn i deres verdikjede, hvilke prosesser og rutiner som er påvirket, og hvordan. Spesielt er dette viktig dersom dere har integrasjoner, og innføring av nettbutikken fører til endringer i eksisterende rutiner.
- Generell informasjon om bruk av nettbutikken, kanskje også inkludert mål og resultater. Det er normalt interessant å gå tilbake og se på dette etter at nettbutikken har vært i drift en stund, når man forhåpentligvis ser at målene man satte er nådd.
- Huskeliste / sjekkliste for hvordan arbeide med kundespesifikke løsninger i nettbutikken.
- Testhendelser for alle kundespesifikke løsninger.
- Kontaktinformasjon til Gurusoft, og rutiner for henvendelser (Dette kan jo bare være en link til våre supportsider, eventuelt å hente noe informasjon fra disse sidene.)
- Nyttige tips og råd etterhvert som man gjør seg egne erfaringer. Bl.a med tanke på kjente feilkilder, feilsøking og feilretting.
Gurusoft vil normalt ta ansvar for en teknisk dokumentasjon av løsningen. Dette gjøres:
- I målbildedokumentet, som beskriver planlagt løsning i starten av prosjektet.
- I løsningsdokumentet, som beskriver kundespesifikk nettbutikk-/front end-funksjonalitet.
- I integrasjonsdokumentet, som beskriver mappingregler mellom systemene som skal integreres.
- Eventuelt egne tekniske spesifikasjoner for kundespesfikke løsninger.
- I våre interne systemer, for å sikre at flere kjenner løsningen deres og kan hjelpe og supportere dere i etterkant.
Tips! Pass på å benytte allerede eksisterende kilder for å samle og strukturere deres informasjon som dere ønsker. Dvs. dere trenger ikke å skrive alt selv. Dere kan f.eks. kopiere informasjon fra:
- Basecamp, f.eks. kommunikasjon ifbm. avklaringer og spesifikasjoner.
- Gurusofts opplæringsmateriell.
- Gurusofts tekniske dokumentasjon.
- Informasjon fra vår kundeportal, www.gurusoftecommerce.no.
- Testhendelser dere har utarbeidet.
- Etterhvert som dere får tilbakemelding på supportsaker.